Outlook の電子メール テンプレートについて | office 365
Outlookのマイテンプレートとは、よく使うメールのテキストをテンプレートとして保存できる機能を指します。
定型文と同様に、「文」を登録することでいつでも同じ文を使用できます。
Outlookにはマイテンプレートの他に「ユーザーテンプレート」もあり、住所や件名、本文などを1つのテンプレートとして保存できます。
必要に応じて、異なるテンプレート関数を使用します。
テンプレートとして保存する例文をいくつか紹介します。
Outlookでは、不在時に自動的に返信するように電子メールを設定できます。
不在通知の場合は、次の項目を含めてください。
自動返信の設定方法は以下の記事を参考にしてください。
Outlook で不在通知を設定する方法
出張中の欠勤の例文は以下の通りです。
【件名】○月○日までは出張のため不在にしております 【本文】 ※このメールは自動返信によって送信されています。 ご連絡誠にありがとうございます。 大変申し訳ございませんが、○月○日〜○日まで出張のため不在にしております。 ○月○日より通常通り出社いたします。ご迷惑をおかけして申し訳ございません。 お急ぎのご用件がございましたら、お手数ではございますが以下の番号にご連絡くださいますようお願い申し上げます。 緊急連絡先：■■ 電話番号：000-0000-0000
休暇中の欠勤の例文は次のとおりです。
【件名】○月○日までは休暇のため不在にしております 【本文】 ※このメールは自動返信によって送信されています。 ご連絡ありがとうございます。 誠に申し訳ございませんが、○月○日まで夏季休暇を頂いております。 ○月○日から通常業務を再開いたします。ご迷惑をおかけして申し訳ございません。 なお、○日までに頂いたご連絡につきましては休暇明け以降の返信となりますのでご了承ください。 お急ぎのご用件がありましたら、お手数ではございますが弊社■■まで、ご連絡くださいますようお願い申し上げます。 ■■連絡先 電話番号：000-0000-0000 メールアドレス：■■＠mail.com
メールに含める署名の例を次に示します。
署名には、以下を含めます。
本文と署名をハイフンで区切ることで、読みやすい単純な署名を作成できます。
─────────────────── 株式会社○○○○ ○○部 ○○課 田中 太郎 〒000-0000 東京都○○○○ TEL: 000-0000-0000 Email: ■■＠mail.com URL: http://○○○.com/ ───────────────────
署名を区切る枠を記号で飾れば、おしゃれな印象のサインになります。
◇-◇-◇-◇-◇-◇-◇-◇-◇-◇-◇-◇-◇-◇-◇-◇-◇-◇ 株式会社○○○○ ○○部 ○○課 田中 太郎 〒000-0000 東京都○○○○ TEL: 000-0000-0000 Email: ■■＠mail.com URL: http://○○○.com/ ◇-◇-◇-◇-◇-◇-◇-◇-◇-◇-◇-◇-◇-◇-◇-◇-◇-◇
また、以下に示すように、署名欄に休暇、出張、新製品などのお知らせを入力することもできます。
------------------------------------------ 株式会社○○○○ ○○部 ○○課 田中 太郎 〒000-0000 東京都○○○○ TEL: 000-0000-0000 Email: ■■＠mail.com URL: http://○○○.com/ ●休業日の案内 12/27(土)～1/6(月)は、年末年始休業となります。 メールやお問い合わせへの返信は、1/7（火）から順番に行いますのでご了承ください。 ------------------------------------------
さまざまな状況で使用できる自動応答の例をいくつか紹介します。
製品に関するお問い合わせへの回答の例は、以下のとおりです。
【件名】○○通販サイトへお問い合わせいただきありがとうございます。 【本文】 ※このメールは、問い合わせフォームから頂いたメールへの自動返信です。 お急ぎの場合は、弊社カスタマーサポート（000-0000-0000 受付時間9:00~18:00）へお電話頂きますようお願い申し上げます。 ○○様 お世話になっております。 ○○通販サイトの■■です。商品に関するお問い合わせありがとうございました。 以下の内容でお問い合わせを受付いたしました。 ○営業日以内に担当よりご連絡致しますので今しばらくお待ちくださいませ。 ※本メールの到着より5営業日をすぎても弊社担当からのご連絡がない場合は、お手数ではございますが弊社カスタマーサポート（000-0000-0000 受付時間9:00~18:00）へお電話頂きますようお願い申し上げます。 お問い合わせ内容 ------------------------------------------- お問い合わせ日時： 年 月 日 お問い合わせ番号： お名前： メールアドレス： 電話番号： お問い合わせいただいた内容： --------------------------------------------
営業時間外の問い合わせに対する返信の例を次に示します。
【件名】株式会社○○ お問い合わせありがとうございます 【本文】 ※このメールは自動返信メールです。このメールには返信できませんのでご注意ください。 ■■様 お世話になっております。 ○○株式会社の△△です。 この度はお問い合わせいただき誠にありがとうございます。 申し訳ございませんが、本日の営業時間は9:00〜19:00となっております。 ただいまお問い合わせいただいた内容については、翌営業日15時までに回答いたします。 誠に申し訳ございませんが、今しばらくお待ちくださいませ。 なお、緊急の場合は以下の連絡先までお電話ください。 緊急連絡先：000-0000-0000 担当：○○
詳しくは、テンプレートの作成方法をご覧ください。
ここでは、住所、件名、本文を一度に保存できるユーザーテンプレートを作成する方法について説明します。
作業時間:5分
Outlook を開き、[新しい電子メール]を選択します。
(1)「任意のアドレス」、(2)「件名」、「(3)本文」の順に入力します。(4)メールが完成したら、[File]タブ。
[名前を付けて保存]を選択します。
[名前を付けて保存]ダイアログ ボックスが表示されます。(1) 選択[Outlook Template]「ファイルタイプ」で、を押します (2)[Save]ボタン。これでユーザーテンプレートの保存は完了です。
マイ テンプレートの作成方法について説明します。
選ぶ[New Email].
「新着メール」の作成画面が開きます。
(1) 選択[Show Templates]画面右上の「マイテンプレート」を開きます。
(2) 選択[Template].
(1)「タイトル」と(2)「テキスト」の順に選択し、(3)を押します。[Save].
[マイ テンプレート]に戻ると、赤い矢印で示されているように、テンプレートが追加されていることがわかります。
作成したユーザーテンプレートの呼び出し方と使い方は、「ユーザーテンプレート用」と「マイテンプレート用」で分けて解説します。
(1) 選択[▼](2)[Other items](3)[Select form]「新着メール」で。
フォームの選択ダイアログボックスが表示されます。
(1) 選択[User templates in file system]「フォルダの場所」、(2)[Any template]次に(3)を押します[Open]ボタン。
これで、ユーザーテンプレートを呼び出すことができます。
マイ テンプレートの使用方法について説明します。
選ぶ[New Email].
(1)を選択した場合[Show template]画面の右上にあり、(2)[Any template]テキストに登録されているテンプレートが自動的に挿入されます。
次のセクションでは、作成したテンプレートを「ユーザーテンプレート」と「マイテンプレート」に分けて編集する方法について説明します。
ユーザーテンプレートとして保存されたテンプレートは、後で編集できません。
編集する場合は、別のテンプレートを作成し、同じ名前で保存します。
方法の詳細は以下の通りである。
選ぶ[New Email].
(1)「メールアドレス」「件名」「(2)本文」の順に入力します。
(3) を選択します。[File]タブ。
[名前を付けて保存]を選択します。
[名前を付けて保存]ダイアログ ボックスが表示されます。
(1) 選択[Outlook Template]「ファイルタイプ」で、を押します (2)[Save]ボタン。
[名前を付けて保存の確認]ダイアログ ボックスが表示されます。
を押します[Yes]ボタンをクリックしてテンプレートを上書きします。
マイテンプレートを編集する方法は以下のとおりです。
選ぶ[New Email].
(1)を選択[Show template]画面右上と(2)[Edit]「任意のテンプレート」で。
(1)編集したい「タイトルまたはテキスト」を入力し、「保存」ボタンを押下します。
[マイ テンプレート]に戻ると、赤い矢印で示されているように、テンプレートの内容が編集されていることがわかります。
受信者、件名、本文を保存するユーザー テンプレートは、後で編集できません。
内容を変更したい場合は、上記の「ユーザーテンプレートを編集する場合」を参照してください。
保存したユーザー テンプレートを共有する場合は、ネットワーク共有にフォルダーを作成します。
ユーザーテンプレートを保存する場合、1つのテンプレートを共有フォルダに保存することで、複数のユーザーが使用できます。
ネットワークの共有方法については、以下の記事を参考にしてください。
Windows 10でネットワーク共有を設定する方法
次のセクションでは、「ユーザーテンプレート」と「マイテンプレート」の場合、作成したテンプレートを別々に削除する方法について説明します。
ユーザーテンプレートを削除する方法は以下のとおりです。
(1) 選択[▼](2)[Other items](3)[Select form]「新着メール」で。
フォームの選択ダイアログボックスが表示されます。
(1) 選択[User templates in file system]”フォルダの場所”、および (2) “C:UsersusernameAppDataRoamingMicrosoftTemplates”。
エクスプローラーを開き、[C:UsersusernameAppDataRoamingMicrosoftTemplates]以前に「アドレスバー」にコピーしたもの、入る押す。
テンプレートが保存されているフォルダーが開きます。
(1)「削除したいテンプレート」を右クリックし、(2)を選択します。[Recycle can mark].
これで、ユーザーテンプレートを削除できます。
選ぶ[New Email].
(1)を選択[Show template]画面の右上にあり、(2)[Recycle bin mark]「任意のテンプレート」の。
これで、[マイ テンプレート]でテンプレートを削除できます。
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