【ワード】ワードファイルをPDFに変換する方法、PDFをワードファイルに変換する方法

WordファイルをPDFに変換したり、その逆に変換したりできることをご存知ですか?
ペーパーレス化への移行に伴い、Wordで作成した請求書、見積書、社内文書などをPDFに変換して保存する機会が増えています。
PDFはさまざまなソフトウェアで表示でき、その汎用性のために広く使用されているファイル形式の1つです。

単語をPDFに変換する利点

• Wordソフトがなくても、同じレイアウトで視聴できます
• 一般に、WordファイルをPDFに変換すると、サイズサイズが小さくなり、送受信が容易になります
• PDFにすると編集が難しくなるため、契約書などの重要書類のやり取りにおけるミスや改ざんのリスクが軽減されます。

しかし、一度PDFに変換すると、編集できるソフトは多くなく、自分に合ったものを見つけるのは困難です。
そこで今回は、WordファイルをPDFに変換する方法だけでなく、PDFをWordファイルに変換する方法や、その場合の注意点を画像で紹介します。

操作方法や注意事項も画像付きで紹介しています。
変換失敗の例もありますので、Wordで変換できるPDFの特性を把握してください。

Word文書をPDFに変換する方法

「ファイル」タブをクリックします。

クリック[Export][Create PDF/XPS Document]そして[Create PDF/XPS]左側のメニューの順序で。
((1)の場合はエクスポートをクリックし、(3)をクリックします。[Create PDF/XPS](2)は省略できる。

名前を付けてクリックします。[Publish].
これで、WordファイルをPDFファイルに変換しました。

指定したページのみをPDFに変換したい場合

クリック[Options]問題の左側にあります。

ページ範囲のページを指定して PDF に変換するページを選択し、[OK]指定したページだけをPDFに変換します[Publish].

PDFをワードファイルに変換する方法

Word を起動し、[ファイル]タブをクリックします。

クリック[Open]左側のメニューで、編集する PDF ファイルを選択して開きます。

開こうとすると、ダイアログが表示されます。

「PDFを編集可能なWordテキストに変換していますが、これにはしばらく時間がかかる場合があります。Word の文は、変換するとテキスト編集がしやすく最適化されるため、元の PDF とまったく同じに見えない場合があります。特にグラフィックがたくさんある場合は、発生する可能性が高くなります。

要は「ファイルを開くのに時間がかかる場合があります」または「PDFとして保存されない(デザインが折りたたまれる)可能性があります」となっている。

しばらく待つと、PDFファイルがWordファイルに変換され、通常のWordファイルと同じように編集できるようになります。

PDFをWordに変換する際の注意点

PDFをWordに変換しようとすると、まったく変換されないことがあります。
テキストだけであればほぼそのまま変換されますが、コメント機能などWord固有の機能を使うとPDFに変換するときに情報が失われてしまうので、編集できません。
その他の失敗例を次に示します。

ふりがなを振っていたら、

元の状態は下の画像に示されています。

ふりがなを振っていたWordファイルをPDFに変換し、Wordで開きます。
レイアウトはかなり壊れています。

PC にないフォントを使用している場合

元の状態は下の画像に示されています。

Word で PDF を編集する場合、PDF で使用されているフォントが編集対象の PC にインストールされていない場合は、別のフォントになります。
PC上にないフォントなので、ブラウザなどで開いたときとWordで開いたときのフォントは別物です。スペルミスもありました。

の場合 of 画像を多用する PDF (1)

元の状態は下の画像に示されています。

次の図は、Word で作成され、PDF に変換され、Word で再度開かれた内容を示しています。
文の部分は、各単語または各単語の単語のテキストボックスです。

画像を多用するPDFの場合 (2)

元の状態は下の画像に示されています。

画像を多用すると、PDFでの表示とWordで開いたときの表示が違う(デザインが壊れている)可能性があります。
このPDFはまったく異なります。

Word での PDF 編集は万能薬ではありません。

元のWordファイルがある場合は、そこで編集することをお勧めします。

最後です
ワードファイルをPDFに変換し、PDFをワードファイルに変換する方法を説明する

Wordで文書を交換できれば問題は起こりにくくなりますが、相手が誤って編集したり、Wordを持っていないとファイルを開けないというトラブルが起きてしまいます。
その点、誰でも開けるPDFファイルは、書類の交換にとても便利です。
Word でテキストを PDF に変換する機能は、その特性をよく理解して使用する場合に便利な機能です。

PDFをWordに変換することは万能薬ではありませんが、覚えておく価値のある機能なので、いつか役に立つでしょう。
この時は覚えておいて、お仕事にご利用ください。